El elearning es ideal para desarrollar el conocimiento y habilidades de las personas, pero para que este aprendizaje sea permanente, es importante contar con recursos para reforzarlo constantemente.
La enseñanza Just In Time o Justo A Tiempo es aquella que responde a las necesidades de conocimiento que una personas puede tener en el mismo momento en que la necesita.
Un ejemplo de esto sería una base de datos que las empresas tienen, la cual puede ser accesada por todo el personal, con el propósito de poder consultar políticas, características de los servicios y productos, precios, así como noticias y comunicados relevantes para la organización.
Uno de los atractivos de la enseñanza Just In Time es el mantener una dinámica ágil dentro de la empresa, retiene a los talentos dentro de la organización e incrementar la productividad.
Sin embargo no es una alternativa perfecta, y puede llegar a ser cuestionada por los altos mandos cuando no se cosechan buenos resultados de forma rápida.
A continuación te proporcionamos algunos de los errores más comunes que se cometen en la ensañanza JIT, y que pudieran estar afectando la efectividad de este recurso.
Utilizar enormes bloques de texto
El programa Word de Microsoft fue uno de los primeros ejemplos de la enseñanza JIT con sus asistentes, y por lo tanto sembró las bases de como hacerla, aunque no todas ellas fueron buenas.
Una de esas malas prácticas fue el colocar el instructivo de uso del programa en su totalidad dentro de la ventana de ayuda, lo cuál puede ser abrumador para las personas por la gran cantidad de texto en todas las secciones.
Una forma de solucionar eso es:
- Utilizar comunicación visual para involucrar aún más a los participantes, ya sea con infografías que destilen la información compleja.
- Usar GIFs animados y videos para demostrar los procesos.
Mostrar demasiadas notificaciones
Diariamente las personas reciben entre 50 y 60 notificaciones al día, ya sea entre su correo electrónico o mensajes instantáneos, lo que representa una fuente de interrumpciones, por lo que llega un punto en el que deciden ignorarlos.
Para evitar que la enseñanza JIT sea ignorada, es vital que esta empodere a los empleados al darles el poder de elección y autonomía sobre su aprendizaje.
Una forma de hacerlo es:
- Implementar modulos de enseñanza dentro de los softwares que el personal utiliza diariamente, como dentro del CRM.
- Colocar códigos QR en las herramientas que usan para acceder al conocimiento directamente desde su celular.
- Ofrecer alguna otra solución móvil para aquellos empleados que no necesarimente realizan sus labores desde un escritorio.
Quitar los circuitos de retroalimentación del participante
La mayor área de oportunidad de la enseñanza JIT tiene es su metodología de aprendizaje, la cual es que las personas necesitan darse cuenta que tienen un hueco de conocimiento.
Existen ciertas profesiones que tienen un muy arraigado circuito de retroalimentación, por ejemplo, un desarrollador recibe comentarios cuando el código no cumple con los requerimientos.
Sin embargo, si tu puesto no tiene un circuito de retroalimentación constante y acertado, es posible que nunca consideres la necesidad de recibir algún tipo de capacitación al respecto, lo que se traduce es que la labor que realices continué bajo los estándares que se esperan, hasta que alguno de tus superiores tome la iniciativa de darte sus comentarios.
Como respuesta a esto, es importante:
- Dar al personal evaluaciones constantes, para que las personas diagnostiquen sus áreas de oportunidad y seleccionen los módulos de aprendizaje que consideren relevantes.
- Proporcionarles un espacio de auto reflexión para que se den cuenta de que tan bien están utilizando una nueva habilidad.
- Crear herramientas de auto evaluación, como listas, rúbricas, etc; para que las personas se den cuenta que tanto dominan una habilidad o si necesitan trabajar en ella.
- Utilizar portafolios que documenten las nuevas habilidades aprendidas.
Utilizar la enseñanza JIT para impulsar nuevas habilidades, no solo mejorar las existentes.
Para poder retener a los talentos de la organización, es necesario proveerles formas de aprender nuevas habilidades constantemente, para que su desarrollo profesional esté al día.
La enseñanza JIT provee una interesante solución a este problema, ya que ayuda a los profesionales con una buena base para mejorar sus habilidades actuales, pero adquirir nuevas de esta manera, puede ser muy frustrante.
Para combatir esta tendencia, lo mejor es utilizar un curso elearning completo para instruirlos en esta habilidad y la enseñanza JIT para reforzarla.
Menospreciar el aprendizaje social
Si cuentas con un ecosistema JIT en tu organización, puedes llegar a cuestionarte el porque necesitas involucrar a tu personal de otras formas.
La enseñanza JIT permite que las personas encuentren el conocimiento que necesitan para desarrollar sus funciones en el momento en que lo necesitan, pero no recompensa la innovación o ayudar a los participantes a descubrir formas más eficientes de realizar su trabajo..
De hecho, la enseñanza JIT provoca que se utilice el pensamiento grupal, ya que todos utilizan la misma herramienta para resolver los mismos problemas.
Una solución a esta es integrar una plataforma de aprendizaje social debido a que:
- Motiva a la innovación y agilidad porque los usuarios generan el contenido.
- Pueden preguntarle a un experto por ayuda o iniciari un foro de discusión con otras personas con un puesto similar.
- Tienen la oportunidad de aprender de sus aciertos o errores, lo que mejora la productividad.
La enseñanza JIT puede mejorar los resultados de tu personal, pero necesita ser una solución que se ajuste al flujo de trabajo de tu empresa.
Diseñar una enseñanza JIT de calidad no solamente consiste en colocar la información correcta dentro de ella, sino poner la información correcta en el lugar adecuado y de la manera adecuada.
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