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Gestionar eficazmente el tiempo para realizar nuestro trabajo es una capacidad que se valora mucho de forma en el ámbito laboral.

Los ladrones de tiempo son los factores que intervienen negativamente en la administración personal, causando que perdamos tiempo o que no le saquemos todo el provecho posible. Estos factores pueden ser internos o externos:

  • Internos: La falta de planificación, no tener clara la prioridad de las tareas, dejar cosas a medias, perfeccionismo, desorden, fatiga, estrés, etc.
  • Externos: Ejemplos de esto pueden ser las llamadas de teléfono, e-mails, reuniones poco efectivas, interrupciones, procedimientos administrativos molestos y/o excesivos, entre otros.

Como podemos apreciar, algunos ladrones del tiempo son difíciles de predecir y, en cierta medida, incontrolables, por otra parte existen otros en los que podemos intervenir y combatir de esta manera su incidencia negativa. Es aquí donde entra nuestro mejor aliado: el e-learning.

Si bien es cierto que no se pueden hacer frente a todos los ladrones del tiempo, sí existen algunos que el e-learning puede contrarrestar de forma totalmente efectiva. Estos son: la comunicación ineficaz, mala administración de documentos, confusión de métodos y procedimientos, tiempos muertos y reuniones interactivas.

Regularmente, cuando se habla de e-learning y el ahorro que representa, se suele hacer énfasis en la disminución de costos directos que conlleva, pero puede surgir la pregunta: ¿cuánto tiempo podremos ahorrar controlando a estos cinco ladrones de tiempo? La respuesta es sencilla: muchas horas por empleado, lo que se traduce en grandes dosis de rentabilidad.

Con una buena planificación de e-learning, se podrá apreciar como el aprovechamiento del tiempo se multiplica exponencialmente, mediante estrategias realmente simples. A continuación te presentamos algunos ejemplos de cómo, con la ayuda del e-learning, se pueden combatir a los ladrones del tiempo anteriormente mencionados:

  • Crear mini cursos, así como cápsulas de aprendizaje para explicar procedimientos que debe saber toda la organización: manuales de seguridad, procedimientos de inserción de partes de trabajo, cursos de prevención de riesgos laborales, etc.
    Con esta medida evitaremos tener que asignar una o varias personas para una capacitación inicial cada vez que alguien se incorpora a la organización; un buen curso será suficiente. De esta manera aseguramos que las ideas están bien ordenadas y todos tienen acceso a ellas para volver a ser consultadas en cualquier momento. También funciona de manera eficaz para explicar procesos o conocimientos destinados a toda la organización. Nos podemos ahorrar horas destinadas a impartir cursos a toda el personal y podemos hacer que aprovechen sus tiempos muertos (el tiempo de traslado a la oficina, tiempos muertos dentro de la oficina, tiempos de espera, etc.) para realizar la capacitación.
  • Generar un compendio de documentos, el cuál sea accesible por todo el personal implicado. Así podremos asegurar que la gente está actualizada con la última versión de un documento y al mismo tiempo no se pierde tiempo buscándolo en otro lugar. Por supuesto, se aumenta la efectividad si utilizamos elementos como tags, posibilidad de organización por autor, temas, áreas de conocimiento, fecha, entre otras.
  • Webinars: si nuestros trabajadores están dispersos en distintas sedes, es posible optar por una formación sincronizada a través de un webinar, y ahorrarnos múltiples gastos (tanto económicos como temporales) destinados a trasladar al personal de un lugar a otro. De manera adicional, podemos grabarlo en video, archivarlos y ponerlo a la de disposición del público interno para ser nuevamente consultado o visto por nuevas incorporaciones a la organización y/o al proyecto.

Estos son solo algunos ejemplos, pero las maneras de emplear el e-learning son prácticamente infinitas. Existen una gran variedad de metodologías, herramientas y técnicas hacen un cúmulo de posibilidades que pueden hacer frente a las necesidades de cualquier organización. Solo hace falta un buen análisis de la situación, unas mentes despiertas, una detenida planificación y ganas de crecer tanto individual como colectivamente.