El trabajo en línea es tiene grandes diferencias con la dinamica tradicional del trabajo en una oficina, ya que los compañeros de trabajo y resto del personal estaba siempre cerca para apoyarte, en caso de que los necesitaras.
Afortunadamente, existen formas de superar estos retos.
Es posible que tus llamados empleados estrella, disminuyan su desempeño, eficiencia y productividad al transladarse al mundo virtual.
Esto se debe a que no están acostumbrados al home office, las distracciones inherentes que rodean a esta modalidad de trabajo, y la mejor manera de sortearlas.
A continuación te mostramos algunas formas de maximizar la eficiencia y productividad de tu fuerza de trabajo remota.
1. Entrenamiento Paso a Paso sobre el Trabajo Remoto
Para que este entrenamiento sea un éxito, es importante proveerles a las personas un tutorial detallado sobre lo que deben esperar del mismo.
Comenzar una iniciativa de entrenamiento sin ningún tipo de preambulo, tiene el potencial de frustrar a algunos participantes, sobre todo los que no están familiarizados con esta modalida remota.
Aspectos a considerar
- Crear una lista de objetivos del entrenamiento
- Resaltar las expectaticas que se tienen del curso
- Enviar un previo con los puntos clave un par de semana antes del lanzamiento
- Asegurarte que todos los participantes tengan sus accesos funcionando antes de la fecha oficial de inicio
- Preparar una introducción cálida y entretenida para que las personas estén en el estado mental correcto para tomar la información
2. Asignarle un mentor a los nuevos empleados en la modalidad remota
Las personas que nunca han trabajo en línea, pueden encontrar que este cambio en el paradigma laboral es dificil de ajustarse.
Por esta razón, una de las formas de asegurarte que el entrenamiento sea un éxito, es asignarles un coach o mentor para que los asista durante todo el proceso.
Aspectos a considerar
- Presenta al mentor/coach de manera formal con el personal
- Establece las reglas y limites de la relación, como tiempos y formas de contacto correctos.
- Establece roles, responsabilidades y deberes que definan claramente la dinámica entre mentor y mentoreado.
3. Agenda Chequeos Frecuentes
Realiza esto a nivel del equipo así como de manera individual, para medir cual es su estatus a nivel profesional y personal.
El reto más particular de la actividad virtual, es el aislamiento social.
Chequeos frecuentes le ayudan a las personas a sentirse parte de una comunidad, ya que si se sienten ignorados por mucho tiempo, pueden potencialmente afectar su salud y bienestar, que impacta en su productividad.
Aspectos a considerar
- Agenda chequeos frecuentes para estar en contacto con tu equipo virtual
- Además de los temas de trabajo, haz el esfuerzo por que preguntar por su bienestar personal
- Si estás reuniones se convierten en juntas de trabajo, sería más productiva que cada líder realice una reunión con su miembros del equipo
- Existen personas que no esta muy comodas de compartir los aspectos más personales de su vida, respeta esta decisión
- Deja la puerta abierta para que los trabajadores puedan contactarte para hablar en privado sobre temas personales o profesionales
4. Monitorea el Desempeño del Equipo en el Curso
Al trabajar a distancia, no existe el mismo nivel de visibilidad en el avance que tiene el equipo, como si estuvieras en la oficina, por lo que es fácil ignorar como van en cuanto a su capacitación, lo que se traduce en que abandonen el curso o que salgan mal en sus resultados.
Aspectos a considerar
- El interés y el desempeño van de la mano. Para que se cumplan, asegurate que las personas entiendan el curso y sus responsabilidades con el mismo
- No seas pasivo. Pon atención a lo que tu equipo hacen en línea, las cosas que dicen del curso, como lo argumentan, como se dirigen contigo, y como se comunican con los demás
- Es importante que los responsables de la capacitación entienda que no todos los trabajadores se desempeñan igual al transladarse al trabajo remoto. Detecta la tendencia y proporciona consejos y estrategias para mejorar esas areas de oportunidad
5. Manejo del Tiempo en el Trabajo en Casa
Aunque realicen las mismas tareas que se hacían en la oficia, el tiempo que toma realizarlas cambia en la modalidad de home office.
Algunas tareas requieren más tiempo por que el personal no sabe como trabajar en equipo a distancia.
Otras tareas toman más tiempo porque los individuos no tienen habilidades óptimas para manejar su tiempo, o las herramientas virtuales.
Aspectos a considerar
- Asegurate que todos esten familiarizados con el software en línea que se va a utilizar
- Entrena a las personas para que prioricen el trabajo
- Enseñales como seguir los avances de los proyectos, sobre todo si el equipo que esta remotamente, trabaja en varias tareas a la vez
- Ayudales a mejorar sus habilidades para realizar multitasking
- Motivalos a delegar algunas tareas que otros están más capacidades para realizarlas por su experiencia o entrenamiento
- Incluye consejos y tecnicas para enfocarse e ignorar las distracciones de casa
6. Encuentra un Estado Mental Productivo
Trabajar en espacios formales como la oficina, les provee a las personas con muchas maneras de mantenerse enfocadas y productivas. Esto incluye el acercarse con otros para conectar con ellos o aclarar dudas.
Desafortunadamente, trabajar en línea no provee estas oportunidades. El entrenamiento a distancia debe ofrecerle a los empleados consejos y técnicas de como establecer un estado mental que lleve a una productividad óptimas.
Aspectos a considerar
- Rituales al iniciar el día, como la meditación, planeación y priorización
- Durante el día se debe aprender a manejar las tareas diarias y estrategias para disminuir el estrés, como pequeños breaks o ejercicios que se pueden realizar en el escritorio de trabajo
- Al finalizar el día, revisar la lista de pendientes así como las tareas del siguiente día
- Consejos generales de productividad
7. Profesionalismo en las Video Llamadas
El trabajo en línea requiere video conferencias, así como otro tipo de interacciones remotas en video.
Así como las reuniones en persona, el éxito en estas interacciones requiere estrageias para la mayoría de los empleados que no han trabajado remotamente antes.
El entrenamiento para el home office, por lo tanto, incluye aspectos de tener una presencia ejecutiva durante las llamadas, así como otras facetas de trabajar cooperativamente en sesiones grupales.
Aspectos a considerar
- Contar con un fondo profesional para las video llamadas
- Mantener un código de vestimenta profesional y no proyectar una apariencia demasiado formal
- Antes de las llamadas, revisar el ángulo de la cámara, la calidad de voz y la iluminación antes de cada interacción
- Ser preciso y conciso en cada llamada
- Establecer una etiqueta para las llamadas para evitar interrupciones, como silenciarse cuando no están hablando, no hacer otras tareas cuando alguien más esta hablando o presentando un tema, o ser grosero, entre otros.
- Transmitir tus ideas de manera amable y objetiva, con la cámara encendida para que se aprecien tus expresiones faciales y lenguaje corporal.
Trabajar a distancia es muy diferente a estar dentro de la oficina.
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Fuente: Elearning Industry