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El sacar provecho de nuestro tiempo nos ayudará a mejorar nuestra productividad, así como balancear de mejor manera nuestra vida personal y laboral.

A continuación te presentamos algunas de las técnicas más efectivas para lograr este propósito:

Elabora listas y utilízalas.

Una de las herramientas más efectivas para la administración del tiempo consiste en crear y elaborar listas. Esto se debe a que no nos es posible guardar toda la información en nuestra mente. Algunas listas fundamentales son:

  • Agenda: De preferencia que sea anual y que tenga los pendientes más importantes de cada día.
  • Lista de cosas que hacer: Es la más básica, y se organiza por mes, semana y día.
  • Lista de personas a quien llamar: Organizada por prioridades y de manera alfabética.
  • Planeación de conferencias: Conformada por cada una de las personas con las que interactúas frecuentemente, anota las nuevas cosas que necesitas comunicarles o las ideas que se te ocurren en juntas y conversaciones.

Apoya a tu memoria con folders

Supongamos que tienes 90 pendientes, los divides en folders de distintos colores. Si se utilizan correctamente, estos folders reducen la basura, sirven como memoria automática y ayudan a organizarte.
Aún y que existen muchos programas y aplicaciones virtuales para este propósito, tener un sistema físico y automatizado puede funcionarte mejor y lo puedes complementar con una versión virtual.

Minimiza las reuniones

No todas las actividades forzosamente necesitan una reunión para ser realizadas. Para muchas personas, las reuniones son un lugar para esconderse de sus deberes o presumir ser importantes. Sin embargo, la mayoría de estas no son necesarios, ni funcionales, ni útiles para trabajar. Se requiere una estrategia efectiva para minimizarlas tanto como sea posible. Si eres el encargado en dirigirlas, procura ser breve y enfocado. En caso de tener que asistir a alguna, analiza si es necesario que lo hagas, de caso contrario busca la manera de evitarla.

Bloquea tu tiempo

Los horarios de la mayoría de las personas solo tienen bloqueos de tiempo cuando se reúnen con otras personas. Un hábito que funciona es bloquear el tiempo para todas las actividades del trabajo. El objetivo es tener el menor tiempo posible sin asignar. Al bloquear el tiempo para tareas importantes y altamente valiosas, se previene que otras actividades ocupen nuestro itinerario.

Aprovechar los tiempos muertos.

Actualmente todos es portable. El tomar un seminario de un gran conferencista, cualquier libro, información útil de distintos tópicos, todos estos están disponibles en internet mediante una tableta o Smartphone. Podemos utilizar YouTube para ver videos divertidos, o podemos leer sobre un tema que ayude a nuestro negocio. No hay excusa para perder el tiempo cuando estamos en un aeropuerto, atorados en el tráfico o esperando que empiece un evento o una reunión.

Muchas personas utilizan este tiempo para responder llamadas, mensajes o correos electrónicos. Esto puede ser contraproducente por varias razones, primeramente porque no estamos preparados para hacerlo y si es algo importante podríamos hacerlo a medias, esto sienta un mal precedente para aquellas personas con quien te comunicaras, y por último nos quita el tiempo para pensar, aprender, leer o escuchar.

Fuente: SoyEntrepeneur